Halde ticaret büyük ölçüde veresiye döner: market, manav, pazarcı malı bugün alır, parasını haftaya ya da ay sonunda öder. Defterde tutulan veresiye hesabı satış arttıkça kontrolden çıkar; kimin ne kadar borcu olduğu, hangi ödemenin vadesinin geçtiği, kasaların kimde kaldığı akşam defter başında hesaplanır. Bir yanlışta da "ben bunu almadım" tartışması başlar.
Bu sayfada halde veresiye takibinin nasıl yapılması gerektiğini ve EfeHal'in veresiye takibini nasıl kolaylaştırdığını anlatıyoruz.
Veresiye takip programı ne işe yarar?
Veresiye takip programı, her müşterinin (carinin) aldığı malı, yaptığı ödemeyi ve güncel borcunu tek hesapta tutar. İyi bir veresiye takibinden beklenenler şunlardır:
- Her satış ve tahsilattan sonra bakiyenin anında güncellenmesi,
- Vadesi gelen ve geçen borçların ayrıca görülmesi,
- Müşterinin kendi hesabını görebilmesi; tartışma çıktığında satır satır döküm,
- Toplu tahsilatın hızlı girilmesi ve borçlulara hatırlatma yapılabilmesi.
Halde bunlara bir şey daha eklenir: kap (kasa) takibi. Mal kasayla gider; kasanın parası da müşterinin hesabında ayrıca durur.
Defterle veresiye takibinin sorunları
- Bakiye geç hesaplanır: Satış gün içinde yazılır, toplam akşam çıkar. Müşteri telefonda borcunu sorduğunda sayfalar karıştırılır.
- Vade unutulur: "Cumaya öderim" denen borç deftere düşülmez ya da sayfanın arasında kalır.
- İtiraz çıkar: Müşteri hangi gün ne aldığını hatırlamaz; elde imzalı bir döküm yoksa tartışma uzar.
- Kasa karışır: Kasa borcu mal borcuyla aynı satıra yazılınca gerçek alacak görünmez.
EfeHal ile veresiye takibi
Bakiye her işlemde güncel
Satışı kaydettiğiniz an müşterinin borcu, tahsilatı girdiğiniz an alacağı işlenir. Cari hareket listesinde her satış, tahsilat ve ödeme tarih sırasıyla görünür; güncel bakiye ekranın üstünde yazar. Satış detaylarını açarak hangi gün hangi üründen ne kadar alındığını da aynı listede görebilirsiniz.
Vade takibi
- Cari kartında müşteriye özel vade günü tanımlanır.
- Cari hareket listesinde vade durumuna göre süzme yapılır: vadesi gelmeyenler, vadesi bugün olanlar, vadesi geçmişler.
- Ana sayfadaki Vadesi Yaklaşan / Geçen İşlemler listesi güne başlarken kimi aramanız gerektiğini gösterir.
Kap ve rehin bakiyesi ayrı
Cari ekranında para bakiyesi ile kap bakiyesi ayrı ayrı, istenirse kap + bakiye toplamı ve rehin hariç bakiye olarak gösterilir. Ekstreyi kap hariç olarak da alabilirsiniz; müşteri mal borcunu kasa borcundan ayrı görür.
Hesap ekstresi: yazdır, gönder, paylaş
- Cari hareketleri Excel ve PDF olarak alınır; yalnızca tahsilatlar ya da yalnızca borçlar da ayrıca aktarılabilir.
- Hesap ekstresi paylaşım linki oluşturup müşteriye gönderebilirsiniz. Müşteri şifre girmeden kendi ekstresini görür; linki pasife aldığınızda erişim hemen durur.
SMS ile bakiye bildirimi ve borç hatırlatma
- Satıştan sonra müşteriye aldığı ürünler ve güncel bakiyesi, tahsilattan sonra kalan borcu SMS ile gider. Otomatik, sorarak ya da yalnızca siz istediğinizde gönderilecek şekilde ayarlanır.
- Cari listesinde borçlu müşterileri seçip toplu borç hatırlatma SMS'i gönderebilirsiniz.
- Mesaj metinleri şablondan değiştirilebilir. Ayrıntılar hal SMS gönderimi sayfasında.
Toplu (hızlı) tahsilat
Akşam ya da hafta sonu gelen ödemeleri tek tek form açmadan, Hızlı Tahsilat / Ödeme ekranında alt alta satırlar hâlinde girersiniz. Cariyi seçtiğinizde kapatılacak bakiye yanında görünür; listeyi Excel'den yapıştırabilir, iskonto girebilirsiniz. Aynı müşteriye aynı tutarın iki kez yazılması gibi olası hatalar kaydetmeden önce uyarılır, kayıt da hepsi birden yapılır: bir satırda hata varsa hiçbiri yazılmaz. İsterseniz tahsilat SMS'i aynı anda gider.
Çek, senet ve virman
Veresiyenin bir kısmı çek ve senetle kapanır. Çek ve senetler vadesiyle kaydedilir, kasa ve banka hareketleriyle birlikte izlenir (çek senet takibi). Bir müşterinin borcunu başka bir cariye aktarmak gerektiğinde cari arası virman yapılır.
Cari grupları
Müşterileri market, pazarcı, lokanta ya da bölge gibi gruplara ayırıp listeleri ve hatırlatmaları gruba göre yapabilirsiniz.
Sadece veresiye defteri değil, hal programı
Genel amaçlı veresiye programlarında satış elle girilir; künye, fatura ve kasa ayrı yerde tutulur. EfeHal'de veresiye hesabı, zaten yaptığınız işin içinden oluşur: satışı kaydettiğinizde künye alınır, fatura kesilir, stok düşer ve müşterinin borcu aynı kayıttan işlenir. Künye ve belge tarafı için hal künye alma ve HKS irsaliye ve fatura sayfalarına bakabilirsiniz.
Başka bir hal programından geçiyorsanız müşteri bakiyeleriniz EfeHal'e aktarılır; ayrıntılar program bazında geçiş sayfalarımızda (örneğin Ofis Hal'den geçiş, Onur Hal'den geçiş).
Sık sorulan sorular
Veresiye defteri yerine EfeHal kullanılabilir mi?
Evet. Her müşterinin satışları, tahsilatları ve güncel bakiyesi cari hesabında tutulur; defterde olduğu gibi tarih sırasıyla görülür, Excel ve PDF olarak alınır.
Müşteri borcunu nasıl öğrenir?
Satış ve tahsilattan sonra giden SMS'te güncel bakiye yazar. Ayrıca müşteriye hesap ekstresi paylaşım linki gönderebilirsiniz; şifresiz açılır, linki pasife aldığınızda erişim durur.
Vadesi geçen borçları nasıl görürüm?
Ana sayfadaki "Vadesi Yaklaşan / Geçen İşlemler" listesinden ya da cari hareket listesinde vade durumu süzgecinden (vadesi gelmeyen, bugün, geçmiş).
Kasa (kap) borcu mal borcuyla karışır mı?
Hayır. Kap bakiyesi para bakiyesinden ayrı gösterilir; ekstre kap hariç de alınabilir.
Toplu tahsilat girebilir miyim?
Evet. Hızlı Tahsilat / Ödeme ekranında tahsilatları alt alta girer ya da Excel'den yapıştırırsınız; hepsi tek seferde kaydedilir.
Borçlu müşterilere toplu hatırlatma gönderebilir miyim?
Evet. Cari listesinde borçluları seçip toplu SMS ile güncel bakiyelerini bildirebilirsiniz.