Hal programı değiştirmek ya da ilk kez program almak, işletmenin birkaç yılını etkileyen bir karardır. Demo ekranında her program düzgün görünür; fark, sabah altıda kapıda kuyruk varken, HKS yavaşken ya da ay sonu müstahsil hesabı çıkarılırken ortaya çıkar.
Aşağıdaki liste, bir hal programını değerlendirirken satıcıya sormanız ve demoda kendiniz denemeniz gerekenleri içerir. Listeyi hangi programı değerlendirirseniz değerlendirin kullanabilirsiniz.
1. Künye, programın içinden alınabiliyor mu?
Her satışta HKS sitesine girip bilgileri yeniden yazmak, hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Programın HKS web servislerine bağlanıp künyeyi satış kaydının içinden alması, referans künyeyi kendisi bulması ve künye numarasını belgeye kendisi yazması gerekir. Demoda gerçek bir satış girip künye almayı mutlaka deneyin.
2. e-Belgeler aynı kayıttan kesiliyor mu?
e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Müstahsil Makbuzu ayrı bir portalda ikinci kez yazılıyorsa iş iki katına çıkar. Sorun: Belge satış kaydından tek tuşla kesiliyor mu? HAL senaryosu ve künye alanı doğru doluyor mu? Hangi entegratörlerle çalışıyor; entegratörünüzü değiştirmek isterseniz program da değişmek zorunda mı?
3. Kesintiler doğru hesaplanıyor mu?
Komisyon, rüsum, stopaj, navlun, hammaliye ve tarımsal kesintiler hal işinin hesabıdır. Bu kalemlerin parametreyle ayarlanabildiğini, müstahsil makbuzuna ve cari hesaba doğru yansıdığını küçük bir örnekle kontrol edin.
4. Kap (kasa) ve rehin takibi var mı?
Halde kasa parası, mal parası kadar önemlidir. Kap bakiyesinin para bakiyesinden ayrı tutulduğu, türlere göre (plastik, tahta vb.) izlenebildiği ve ekstrede ayrı görüldüğü bir yapı arayın.
5. Eski verileriniz aktarılabiliyor mu?
Program değiştirirken en büyük korku müşteri ve üretici bakiyelerinin kaybolmasıdır. Satıcıya eski programınızın verisini (cari bakiyeler, kap bakiyeleri) aktarıp aktaramayacağını, bunu kimin yapacağını ve geçiş gününde ne olacağını sorun.
6. Online mı, kendi bilgisayarınızda mı?
Online (bulut) programda her yerden, telefondan bile kayıtlara ulaşılır, yedek ve güncelleme sağlayıcıdadır. Kendi bilgisayarınıza kurulan programda internet kesintisinden etkilenmezsiniz, ama yedek sizin sorumluluğunuzdadır. İkisini de sunan bir program, ihtiyaç değiştiğinde yeniden program değiştirmenizi önler. Hangisi olursa olsun HKS bildirimi ve e-belge gönderimi için o an internet gerekir.
7. Hız ve klavye kullanımı
Yoğun saatte fare ile her alana tıklamak kuyruğu uzatır. Satış ekranının tamamen klavyeyle (Tab, Enter, kısayol tuşları) kullanılabildiğini, ürün ve müşteri aramanın birkaç harfle yapıldığını demoda kendiniz deneyin.
8. Kullanıcı ve yetki
Kalfanın satış girebilmesi ama kasayı görmemesi, muhasebecinin rapor alıp kayıt silememesi gerekir. Kullanıcı sayısının sınırlı olup olmadığını ve yetkinin ekran bazında verilip verilmediğini sorun.
9. Raporlar işinizi gösteriyor mu?
Gün sonu kasa, müşteri bakiyeleri ve vadesi geçen borçlar temel raporlardır. Bunların ötesinde parti bazında kâr/zarar, üretici bazında fire, aylık kâr marjı gibi raporlar alım kararlarınızı değiştirir. Raporların Excel ve PDF'e aktarılıp aktarılmadığına da bakın.
10. Destek ve fiyatlandırma
Sabah erken saatlerde sorun çıktığında kime ulaşacağınızı, desteğin telefonla mı uzaktan bağlantıyla mı verildiğini sorun. Fiyatta kurulum bedeli, yıllık bakım, kullanıcı başı ücret ve SMS, e-belge kontörü gibi ek kalemleri ayrı ayrı öğrenin; ilk yılın değil, üç yılın toplam maliyetini karşılaştırın.
Demoda denemeniz gereken senaryo
- Bir müstahsilden mal alışı girin; künye alın.
- Bu maldan iki farklı müşteriye satış yapın; birini peşin, birini veresiye.
- Satışlardan birine e-Fatura kesin, künyenin belgeye yazıldığını görün.
- Müstahsile kesintileriyle birlikte makbuz kesin.
- Veresiye müşterinin ekstresini ve kap bakiyesini alın.
Bu beş adımı rahatça yapabildiğiniz program, günlük işinizi de taşır.
EfeHal bu listede nerede?
- Künye satış ve alış kaydının içinden alınır, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Müstahsil Makbuzu aynı kayıttan kesilir (künye, irsaliye ve fatura, e-müstahsil).
- Kap ve rehin bakiyesi para bakiyesinden ayrı izlenir (veresiye takibi).
- Online ya da kendi bilgisayarınızda (offline) kullanılır; kullanıcı sayısı sınırı yoktur, yetki ekran bazındadır (alt kullanıcı ve yetki).
- Parti bazlı kâr/zarar ve fire raporları vardır (parti bazlı kâr zarar).
- Yaygın hal programlarından cari ve kap bakiyesi aktarımı yapılır (örneğin Kiraz Hal'den geçiş, Atlas Hal'den geçiş).
- Yapay zekâ asistanı Katip ile yazarak ya da sesle kayıt girilir (yapay zekâ ile hal programı).
Ücretsiz deneme ve fiyat bilgisi için ana sayfamıza ya da iletişim sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ücretsiz hal programı var mı?
Bazı programlar deneme süresi sunar. Ücretsiz bir programda HKS ve e-belge bağlantısının, yedeklemenin ve desteğin nasıl sağlandığını mutlaka sorun; halde verinin kaybı programın bedelinden çok daha pahalıya mal olur.
Program değiştirirsem eski bakiyelerim ne olur?
Geçiş yapılan programın veri aktarımı sunması gerekir. Cari ve kap bakiyelerinin aktarıldığını, geçiş günü eski programdaki son bakiyelerle karşılaştırarak kontrol edin.
Online program mı, kurulu program mı daha iyi?
İnternetiniz güvenilir ve birden fazla yerden erişim istiyorsanız online; internet kesintisi sık yaşanıyorsa kurulu program daha rahattır. İkisini de sunan bir programla ihtiyaç değiştiğinde geçiş kolaylaşır.
Hal programı telefondan kullanılabilir mi?
Online programların çoğu tarayıcıdan telefonda da açılır. Telefonda satış ekranının rahat kullanılıp kullanılmadığını demoda kendi telefonunuzla deneyin.