Toptancı halindeki bir komisyoncunun ya da tüccarın defterini tutan mali müşavir için ay sonu çoğu zaman aynı şekilde geçer: müstahsil makbuzları kâğıtta ya da farklı portallarda, faturalar entegratörde, HKS kayıtları başka bir yerde, kasa ve veresiye hesabı ise işletmenin kendi defterindedir. Bu sayfada EfeHal'i bir mali müşavirin soracağı sorularla değerlendirdik: belgeler nerede oluşuyor, ay sonunda hangi listeyi nereden alırsınız, mükellefinizin kaydına nasıl ulaşırsınız.
Hal mükellefinin muhasebesini zorlaştıran ne?
- Belge çeşitliliği: Aynı işletme müstahsil makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu, e-Fatura, e-Arşiv, komisyon faturası ve HKS irsaliyesiyle çalışır.
- Kesintiler: Her makbuzda stopaj, bazı üreticilerde SGK (tarımsal) kesintisi, borsa tescilli alımlarda tescil ücreti ve hal rüsumu söz konusudur.
- Komisyoncu hesabı: Komisyoncu malı kendi adına almaz; müstahsil adına satar, komisyonunu ve masraflarını keserek hesap çıkarır. Satış, komisyon ve müstahsile ödeme ayrı ayrı izlenmelidir.
- Yoğun ve dağınık kayıt: Gecenin geç saatinde, halde, telefonda tutulan kayıtlar ay sonunda bir araya getirilmeye çalışılır.
Bu yükün büyük kısmı belgenin kaynağında, yani satış ve alış girilirken çözülebilir. EfeHal'in yaklaşımı da bu: belge, kesinti ve cari kaydı aynı işlemden doğar.
Belgeler tek kayıttan oluşur
Mükellefiniz EfeHal'de bir alış ya da satış kaydettiğinde HKS bildirimi, künye, fatura ya da müstahsil makbuzu ve cari hareket aynı kayıttan oluşur. Bu sizin için şu anlama gelir:
- Makbuzdaki tutar ile cari hesaba işlenen tutar aynı kaynaktan geldiği için sonradan uyumsuzluk aramakla uğraşmazsınız.
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-Müstahsil Makbuzu GİB onaylı entegratör üzerinden gönderilir; belgeler programda listelenir, PDF olarak alınır.
- Gönderilmemiş belgeler ayrı bir raporda listelenir. Ay kapanmadan önce eksik kalan belgeyi görürsünüz.
Stopaj, SGK ve borsa kesintileri
Stopaj, SGK ve borsa kesinti oranları Fatura Kesinti Tanımları'nda bir kez tanımlanır; makbuz düzenlenirken kesintiler otomatik hesaplanır ve müstahsile ödenecek net tutar cariye işlenir. Oranlar değiştiğinde tanımı güncellemek yeterlidir. Güncel oranları müstahsil stopaj hesaplama sayfasında tablo olarak bulabilirsiniz.
SGK kesintisi için üreticinin prim borcu, SGK'nın Tarımsal Kesinti Programı (TAKEP) üzerinden program içinden sorgulanır; kesinti yapılan alımın tahakkuk fişi alış kaydıyla birlikte saklanır. Ayrıntılar tarımsal kesinti sorgulama rehberinde.
Ay sonunda alacağınız listeler
Raporların hepsi tarih aralığıyla süzülür ve Excel ya da PDF olarak indirilir. Mali müşavirin en çok işine yarayanlar:
| Rapor | Ne içerir? | Nerede işe yarar? |
|---|---|---|
| Müstahsil makbuzu stopaj raporu | Makbuz tarihi, seri-sıra, ünvan, TCKN/VKN, tutar, KDV, stopaj | Muhtasar beyan hazırlığı, stopaj mutabakatı |
| SGK prim ödeme raporu | Kesinti yapılan üreticiler, tutarlar, makbuz bilgileri | Tarımsal kesinti listesi ve SGK ödemesi kontrolü |
| Borsa tescil raporu | Borsa tescilli alımlar | Tescil ücreti ve indirimli stopaj kontrolü |
| Cari bazında fatura toplamı | Ünvan, VKN/TCKN, fatura türü ve senaryosu, fatura adedi, toplam ve net tutar | Ba-Bs hazırlığı, cari mutabakatı |
| Fatura listesi | Belge bazında tüm faturalar | Defter kaydıyla karşılaştırma |
| Müşteri ve müstahsil mizanı | Cari bazında borç, alacak, bakiye | Cari mutabakat, dönem sonu bakiye kontrolü |
| Kasa, çek-senet ve masraf raporları | Günlük kasa hareketi ve bakiye, vadeli evrak, giderler | Kasa sayımı, gider belgelerinin kontrolü |
Kimin hangi kaydı ne zaman girdiğini ya da değiştirdiğini işlem logu raporundan görebilirsiniz. Ay sonunda tutmayan bir bakiyenin izini sürmek kolaylaşır.
Mükelleflerinize tek girişle ulaşın: mali müşavir hesabı
Birden fazla hal mükellefinin defterini tutuyorsanız her birinden kullanıcı adı ve şifre istemenize gerek yok. EfeHal'de mali müşavirler için ayrı bir kullanıcı türü vardır:
- Size bağlanan mükelleflerin listesini görür, istediğiniz mükellefin hesabına kendi kullanıcınızla geçersiniz.
- Sadece size bağlanmış mükelleflere ulaşabilirsiniz; diğer kullanıcıları göremezsiniz.
- Mükellefin kullanıcılarını ekleyemez ya da değiştiremezsiniz; işletmenin kendi yetki düzeni bozulmaz.
Mali müşavir hesabı ve mükelleflerinizin bağlanması için bizi arayın ya da WhatsApp'tan yazın. Tek bir mükellef için çalışıyorsanız işletme size, sadece görmeniz gereken ekranlara yetkili bir alt kullanıcı da tanımlayabilir.
Muhasebe programınıza aktarım
Logo ERP kullanan işletmelerde EfeHal ile Logo arasında doğrudan entegrasyon vardır; ayrıntılar Logo ERP hal entegrasyonu sayfasında. Diğer muhasebe programları için raporları Excel olarak alıp kendi programınızın aktarım şablonuna uyarlayabilirsiniz. EfeHal bir ön muhasebe ve hal işlem programıdır; yevmiye defteri ve e-Defter sizin muhasebe programınızda tutulmaya devam eder.
Örnek: müstahsil makbuzunun muhasebe kaydı
Bir tüccarın borsa tescili olmadan üreticiden 10.000 TL'lik sebze aldığını, %4 stopaj kesildiğini ve üreticinin SGK prim borcu olmadığını düşünelim. Tekdüzen hesap planına göre kayıt genel olarak şöyledir:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 153 Ticari Mallar | 10.000 | |
| 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar (stopaj) | 400 | |
| 320 Satıcılar (müstahsil) | 9.600 |
SGK kesintisi ya da borsa tescil ücreti varsa bunlar da ayrı alacak satırı olarak yer alır ve müstahsile ödenecek tutar o kadar azalır. Komisyoncuda ise mal komisyoncunun stoğuna girmez; makbuz müstahsil adına yapılan satışın hesabına dayanır ve kayıt yapısı farklıdır. Hangi hesapların kullanılacağı işletmenin yapısına göre değiştiği için bu örnek yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. EfeHal'deki stopaj raporu ve müstahsil mizanı bu kayıtların toplamlarını kontrol etmenizi sağlar.
Mali müşavir için kontrol listesi
- Mükellefin stopaj, SGK ve borsa kesinti tanımları güncel oranlarla mı?
- Ay içinde gönderilmemiş e-Fatura ya da e-Müstahsil Makbuzu kaldı mı? (gönderilmeyen belgeler raporu)
- Stopaj raporu toplamı ile muhtasar beyandaki tutar tutuyor mu?
- Kesinti yapılan üreticilerin listesi SGK ödemesiyle uyumlu mu?
- Müstahsil ve müşteri mizanındaki bakiyeler cari mutabakatla tutuyor mu?
- Kasa raporundaki bakiye fiili sayımla aynı mı?
Sık sorulan sorular
Mükellefimin programına girmek için şifresini bilmem gerekir mi?
Hayır. Mali müşavir hesabıyla size bağlanan mükelleflerin hesabına kendi kullanıcınızla geçersiniz. Tek mükellef için işletme size yetkileri sınırlı bir alt kullanıcı da tanımlayabilir.
Raporları hangi formatta alabilirim?
Raporlar tarih aralığıyla süzülür; Excel ve PDF olarak indirilir.
EfeHal muhasebe programının yerini tutar mı?
Hayır. EfeHal hal işlemlerini, e-belgeleri, kesintileri ve cari hesapları yönetir; resmi defterler muhasebe programınızda tutulur. Logo ERP için doğrudan entegrasyon, diğer programlar için Excel aktarımı kullanılır.
Mükellefim offline kurulum kullanıyorsa ne olur?
Offline kurulumda veriler işletmenin bilgisayarındadır; raporları işletme sizinle Excel ya da PDF olarak paylaşır. Uzaktan erişim gerekiyorsa bulut kurulum daha uygundur.