Sıradan bir dükkânın ön muhasebesi alış, satış, kasa ve cariden ibarettir. Halde ise iş iki taraflıdır: bir yanda malını size bırakan müstahsil, diğer yanda malı alan müşteri vardır. Komisyon, navlun, hammaliye, rüsum, stopaj ve SGK kesintisi aynı hesabın içinde yürür; kap ve rehin ayrıca takip edilir. Bu yüzden genel amaçlı ön muhasebe programları halde bir noktadan sonra yetmez. Bu rehberde bir komisyoncunun ya da hal tüccarının ön muhasebesini günlük, haftalık ve ay sonu işleri olarak sıraladık.
Halde ön muhasebe neyi kapsar?
- Kasa ve banka: Nakit tahsilat ve ödemeler, banka hesapları, POS ve havale hareketleri.
- Müşteri carisi: Veresiye satışlar, tahsilatlar, vade ve bakiye.
- Müstahsil carisi: Teslim alınan mal, satıştan doğan alacak, kesintiler ve müstahsile yapılan ödemeler.
- Kesintiler: Komisyon, navlun, hammaliye, rüsum, stopaj, SGK (tarımsal) kesintisi ve borsa tescil ücreti.
- Kap ve rehin: Müşteriye ve müstahsile verilen, geri alınan kasaların adet ve tutar takibi.
- Çek ve senet: Alınan ve verilen çek-senetlerin vadesi ve durumu.
- Masraflar: Kira, personel, yakıt, nakliye gibi işletme giderleri.
Günlük işler: kasa nasıl tutulur?
Halde kasa gün içinde onlarca kez açılır kapanır. Gün sonunda kasanın tutması için her hareketin anında kaydı gerekir:
- Peşin satışlar satışla birlikte kasaya işlenir; ayrıca kasa fişi yazılmaz.
- Tahsilatlar müşterinin carisinden düşülerek kasaya ya da bankaya işlenir. Gün içinde biriken tahsilatları tek ekranda alt alta girmek, her biri için ayrı form açmaktan çok daha hızlıdır.
- Müstahsile ödemeler müstahsilin carisine borç, kasaya çıkış olarak yazılır.
- Masraflar masraf türüyle kaydedilir; ay sonunda hangi kaleme ne harcandığı ayrıca toplanmaz.
- Gün sonu: Programdaki kasa bakiyesi fiili sayımla karşılaştırılır. Fark varsa aynı gün aranır; ertesi güne kalan fark çoğu zaman bulunamaz.
Müstahsil hesabı nasıl çıkarılır?
Komisyoncunun ön muhasebesindeki en kritik iş, malı satılan müstahsilin hesabını doğru çıkarmaktır. Mantık şudur:
Müstahsile ödenecek tutar = Satış tutarı − komisyon − masraflar (navlun, hammaliye, rüsum) − stopaj − varsa SGK kesintisi ve borsa tescil ücreti
Bu hesaba kesilen müstahsil makbuzu ya da e-Müstahsil Makbuzu, müstahsilin carisine alacak olarak işlenir; yapılan ödemeler borç olarak düşülür. Kesintileri elle hesaplamak isterseniz hal komisyonu hesaplama ve müstahsil stopaj hesaplama araçlarını kullanabilirsiniz. Kimden SGK kesintisi yapılacağını tarımsal kesinti sorgulama rehberinde anlattık.
Müşteri carisi ve tahsilat takibi
Halde satışın büyük kısmı veresiyedir. Müşteri carisinde her satış borç, her tahsilat alacak olarak yürür. İyi bir takipte şunlara bakılır:
- Hangi müşterinin ne kadar borcu var, en eski borcu kaç günlük?
- Bugün vadesi gelen çek ve senetler hangileri?
- Müşteriye ekstre gönderildi mi, bakiye karşılıklı tutuyor mu?
Bakiyeyi ve tahsilatı müşteriye SMS ile bildirmek, "bende kayıt farklı" tartışmasını büyük ölçüde azaltır. Veresiye tarafını ayrıntılı olarak veresiye takip programı sayfasında anlattık.
Kap ve rehin: unutulan alacak
Kasa (kap) halin görünmeyen parasıdır. Müşteriye malla birlikte giden kasa geri gelmezse bir alacaktır; müstahsilden gelen kasa ise bir borçtur. Kap hareketlerini cariye adet ve tutar olarak işlemek, ay sonunda "kasalar nerede?" sorusunun cevabını verir. Rehin usulü çalışıyorsanız rehin bakiyesini borçtan ayrı görmek de önemlidir.
Ay sonu kontrol listesi
- Kasa ve banka bakiyeleri fiili durumla tutuyor mu?
- Satışı tamamlanan ama hesabı çıkarılmamış müstahsil kaldı mı?
- Kesilmemiş ya da gönderilmemiş fatura, e-Müstahsil Makbuzu kaldı mı?
- Müşteri ve müstahsil mizanındaki toplamlar mantıklı mı, eksi bakiyeli cari var mı?
- Kap bakiyeleri sayımla tutuyor mu?
- Stopaj ve SGK kesinti listesi mali müşavire iletildi mi?
Mali müşavirinizin bu listeleri nasıl kullandığını Mali Müşavirler İçin Hal Programı yazısında anlattık.
EfeHal'de ön muhasebe
EfeHal'de ön muhasebe, hal işlemlerinden ayrı bir program değildir; satış, alış ve belgelerle aynı kayıttan beslenir:
- Kasa ve banka: Birden fazla kasa ve banka hesabı, kasa hareketleri.
- Hızlı tahsilat / ödeme: Gün içindeki tahsilat ve ödemeleri tek ekranda alt alta girip tek seferde kaydedersiniz; Excel'den yapıştırmak da mümkündür.
- Gelir-gider ve masraf: Masraf türlerini bir kez tanımlar, giderleri türüyle kaydedersiniz.
- Müstahsil hesabı: Satışı biten müstahsiller listede toplanır; komisyon, masraf ve kesintiler otomatik hesaplanır, makbuz kesilir ve tutar müstahsilin carisine işlenir.
- Çek ve senet: Alınan ve verilen çek-senetlerin girişi, listesi ve vade takibi.
- Kap ve rehin: Kap hareketleri cariyle birlikte; rehin bakiyesi ayrı görünür.
- Raporlar: Müşteri ve müstahsil mizanı, ekstre, kasa, masraf ve kesinti raporları; hepsi Excel ya da PDF olarak.
- Muhasebe programına aktarım: Logo ERP için doğrudan entegrasyon, diğer programlar için Excel.
Yapay zekâ asistanı Katip'e "bugün kasaya ne girdi?", "vadesi geçmiş borçlular kim?" gibi sorular sorarak raporları açmadan da cevap alabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hal programı muhasebe programının yerini tutar mı?
Hayır. Hal programı ön muhasebeyi, yani kasa, cari, kesinti ve belgeleri yönetir. Resmi defterler mali müşavirinizin muhasebe programında tutulur; hal programındaki raporlar bu defterlerin kaynağıdır.
Genel bir ön muhasebe programı halde neden yetmez?
Genel programlarda müstahsil hesabı, komisyon ve hal kesintileri, kap-rehin takibi ve HKS künyesi yoktur. Bu kalemler elle ya da Excel'de tutulduğunda aynı bilgi iki kez yazılır ve hesaplar birbirini tutmamaya başlar.
Müstahsile ödenecek tutardan hangi kesintiler düşülür?
Genellikle komisyon, navlun, hammaliye, rüsum ve stopaj; üreticinin prim borcu varsa SGK kesintisi, alım borsada tescil ediliyorsa borsa tescil ücreti. Oranlar işletmenize ve mevzuata göre değiştiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.
Eski programımdaki cari bakiyeleri aktarabilir miyim?
Evet. Müşteri ve müstahsil cari kartlarınızı, açılış bakiyelerinizi ve kullanıyorsanız kap-rehin bakiyelerinizi Excel listesi ya da mizan üzerinden aktarıyoruz.